Pronetix - Ihr Systemhaus aus Aachen

Als innovativer IT-Dienstleister und Systemhaus aus Aachen bietet Ihnen PRONETIX neben Vertrieb von Hard- und Software marktführender Hersteller, individuellen Service rund um die Betreuung Ihrer Netzwerk- und Prozesslandschaften an.

Unser Leistungsspektrum reicht dabei von der Einrichtung und Inbetriebnahme über die Betreuung und Wartung von Computersystemen, Netzwerken und Rechenzentren bis hin zur Ablösung und Migration von IT-Systemen.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung – ab Januar 2017 endet die Übergangsfrist für E-Mailarchivierung

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Zum 01.01.2017 läuft die juristische Übergangsfrist für die E-Mailarchivierung aus. Nach diesem Datum ist eine lückenlose und revisionssichere Aufbewahrung Ihrer E-Mails in Deutschland Vorschrift. Diese Vorschrift verpflichte Sie die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich einzuhalten.

Das bedeutet für Sie:

Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen egal welcher Größe, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln – unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung -, nun vollumfänglich und ausnahmslos! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, ist ihr Unternehmen im Zugzwang: Spätestens bis zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Sollten Sie keine E-Mail Archivierung nach GoBD einsetzen, gilt:

Ab sofort muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden – und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen, nicht nur hinsichtlich des Strafmaßes. Denn auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können, nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert, immense Kosten verursachen. Der Grund: Sie greifen nicht selten in den organisatorischen Arbeitsalltag ein und fressen so nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Materialien nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein. Dafür reicht es nicht aus das sie irgendwo ein Backup ihrer alten Mails haben! Denn ein Backup ist nicht revisionssicher!

Sollten Sie noch keine E-Mail Archivierung einsetzen, sprechen Sie uns an. Wir finden gemeinsam die für Ihr Unternehmen passende Lösung.

Links:

https://blog.ebertlang.com/2016/11/15/galgenfrist-endet-keine-ausreden-mehr-fuer-e-mail-archivierung/

http://www.it-business.de/gobd-die-galgenfrist-laeuft-a-543576/

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